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転職の面接日程が合わない!調整依頼メール例と注意点【体験談】

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転職・再就職活動中は、応募企業からの面接日程のお知らせメールが届くのが待ち遠しいですよね。

私自身、30代後半で再就職活動をした際には、メールが届くとすぐに確認し、返信していました。

しかし、必ずしも応募企業から提示された面接日時があなたのスケジュールと合うとは限りません。

中途採用の場合は、複数の企業に同時並行で応募していますので、面接日程が重なることもありますし、在職中の場合には平日の面接が難しいことも考えられるからです。

また、面接日程の調整について、日時を限定している企業、複数の候補の中から選択できる企業等様々です。

そこで、私自身の経験を基に、どうしても面接日程が合わない場合に、どのように変更を依頼するべきか、注意すべき点は何かについてまとめていきたいと思います。

転職で面接の日程が合わない場合のメール例文とポイント

提示された面接日程に他の予定が入っており、どうしても調整ができないという場合がありますよね。

そこで、面接日程の変更を依頼する場合、私ならどのようにメールを返信するか、例文を考えてみました。

面接日程の変更を依頼するメール例文

〇〇株式会社
人事部 〇〇様

お世話になっております。
貴社中途採用に応募させていただいております〇〇〇〇(フルネーム)と申します。

この度は、書類選考通過(〇次選考通過)と〇次面接の日程のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。

ご提示いただきました日程を確認したところ、あいにく〇〇の予定があり、貴社にお伺いすることが難しい状況でございます。

お忙しい中、日程調整をしていただいたのにもかかわらず、大変申し訳ございません。

私の都合で大変恐縮ですが、可能であれば、下記の日程で再度ご調整いただけませんでしょうか。

・〇月〇日( )〇時以降は可能でございます
・〇月〇日( )終日可能でございます 
・〇月〇日( )〇時~□時 (□時までに面接終了を希望しています)

ご検討のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。

〇〇〇〇(フルネーム)
メールアドレス
携帯番号

面接日程調整を依頼する場合のメールの書き方ポイント

面接日程の変更を依頼する場合のポイントは次の通りです。

選考通過のお礼

企業はあなたのために時間を割いて面接の機会を設けてくださっています。

このため、まず初めに面接をしていただけることに対し、お礼を述べることが重要ですね。

面接日程が合わない理由

長々と面接日程が合わない理由を書く必要はありませんが、在職中で外せない予定がある場合などは一言添えておくとよいと思います。

他社の面接やプライベートの予定のためであれば、具体的には述べない方が無難ですね。

面接日程の変更をお願いし、申し訳ないという謝罪の姿勢

あなたの面接のために、面接官のスケジュールを再度調整しなくてはならないのですから、謝罪の気持ちを伝えておくことも重要ですね。

面接希望日程は複数提示

提示された日程ではスケジュールが合わないのであれば、代替案として複数提示しておくことが重要です。

なぜなら、もしも「変更可能でしょうか?」というメールだけだった場合、「じゃあ、いつならいいの?」となりますよね。

やりとりを増やすことは時間を無駄に使いますので、例文のように最初から可能な限り複数の代替案を提示しておくことが重要だと思います。

面接の日程変更を依頼することは可能だが、リスクもある

面接の日程が合わないからといって辞退する必要はありません。

企業側も、履歴書であなたが在職中であること、離職中であっても、複数の企業に応募していることは承知しています。

このため、前述の通り、変更・調整を依頼するメールを送れば、柔軟に対応してくださる企業が大半でしょう。

しかしながら、日程変更をするということはリスクもあるということを念頭に置く必要がございます。

なぜなら、あなたが面接の調整に手間取っている間に他の候補者に先を越され、内定者が出てしまう可能性も多いにあるからです。

面接の案内が届いたらスピーディーに返信対応する

転職市場が活発な今、条件の良い求人には採用希望者が殺到します。

私の勤務先でも、求人サイトに広告を出すと数百名のエントリーがあるのだそうです。

つまり、企業側の面接可能日程も、次々に埋まってしまうことを意味します。

転職活動を始めたばかりの頃は、面接に自信がなくもう少し準備をしてから・・・と思うかもしれません。

しかし、面接の経験を重ねなくては、改善点に気づくことはできません。

企業の印象や雰囲気などは、実際に面接をしてみないとわからないことも多いのです。

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優先度の高い企業の面接ほど、早く予定を入れておくべきだと思います。

在職中であれば、転職面接のために有給・時間給の取得を検討

あなたが在職中で転職活動をしている場合であれば、面接日程に平日、勤務時間中の時間帯を提示されると困りますよね。

いくら退職を決意しているとはいえ、お世話になった今の会社に対する恩や仕事への責任感から、有給や時間給をとることを躊躇するかもしれません。

しかし、平日の時間外や企業の休日に面接をお願いするということは、調整が難しくなるリスクも覚悟しておかなくてはならないと思います。

なぜなら、面接官は、仕事と家庭を両立させている女性かもしれません。

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企業として、残業を減らす働き方改革に取り組んでいたらどうでしょう。

私の勤務先でも、在職中の方を面接する際は、人事や担当部署の上長がスケジュールを調整し、平日夜間に対応することはあるようです。

しかし、時間外の面接を受け入れるということは、面接官は残業するということになりますので、そうまでしても面接したい人材に絞られるというのは当然のことでしょう。

他にも候補者が複数いる場合、あなたの面接日は、後ろ倒しにされることも十分考えられます。

今の職場でのあなたの立場や状況から、面接のために休みを取ることは難しいかもしれません。

しかし、面接日程の変更にはリスクが伴うことから、半休や時間休など、可能な限りあなたのほうでスケジュール調整をし、企業の面接日程に合わせることをおすすめします。

まとめ

以上、応募企業から提示された面接日程が合わない場合のメール返信とポイントについてまとめました。

私も30代後半で再就職活動をしましたので、複数の企業に同時並行で応募し、面接日程を調整していく難しさは理解しています。

企業からメールが届いたら、とにかく早め早めに行動し、スケジュールを組んでいくことが重要です。

もしも面接日程がかぶったり、他の予定があるのであれば前述のメールのように日程調整を企業に相談してみましょう。

その際、面接のお礼、変更のお詫び、代替案を複数提示することをお忘れなく!

当ブログでは、30代後半で再就職をした私自身の体験を基に、中途採用に関する記事を多数更新しています。

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