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面接前日に企業から確認電話やリマインドメールはある?留守電の場合は?

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転職の面接前日に企業から確認電話やメールはある?

電話に出られず留守電が入っていた場合は折り返すべき?

転職活動は複数の企業に同時並行で応募するため、スケジュール管理が大変ですよね。

いよいよ明日は面接!

前日に企業研究や準備をしていると、面接予定の企業からリマインドメールが送られてきたり、確認電話がかかってくることがございます。

突然の電話には緊張してしまいますが、落ち着いて対応すれば大丈夫。

そこで、この記事では私の体験を基に、企業側がリマインドする目的や、メール返信例、留守電への折り返し方などについてまとめていきますね。

企業が面接前日にリマインドをする目的

採用担当者による、面接当日のドタキャン、辞退対策

現在は売り手市場のため、採用活動に苦戦している企業もございます。

転職希望者は、複数の企業に応募してますので、欲しい人材を他の企業にとられないようにするために、採用担当者には迅速で丁寧な対応が求められています。

採用者にとって困ることは、面接を予定していた応募者と音信不通になったり、面接当日に無断でキャンセルをされてしまうこと。

企業側は面接のために役員や応募者の上司となる社員のスケジュール調整をしています。

体調不良や悪天候による交通機関の乱れなどの理由で連絡があるならまだしも、何の連絡もなく面接をすっぽかされてしまうなんてこともあるようなのです。

いくら何でも無断でキャンセルはないでしょう?

と思いますよね。

しかし、私が実際に人事の方に伺ったところ、極めて少数ではあるものの、連絡もなく面接に訪れなかったという事例があったそうです。

当然ながら、採用担当者はスケジュール調整をしていただいた関係者、場合によっては役員に頭を下げることになります。

応募者が面接を無断欠席する理由として考えられることは

  • 志望度が低く、面接に行くかどうか迷っていた
  • 面接のことを忘れていた。または日時を間違っていた
  • 当日になって面倒になった

といったことが挙げられるかと思います。

志望度が高い企業であれば、企業対策を入念に行い、企業からのメールを何度も確認しますよね。

しかし、それほど志望度が高くない場合や、書類選考通過後に企業のことを調べたところ、口コミなどでネガティブなコメントが複数あったりしますとなんだか憂鬱になることもございます。

交通費をかけてまで憂鬱な面接に行くのは嫌だな・・・

このような心理状態となり、無断欠席してしまうという応募者も出てくるのかもしれません。

転職活動にはお金がかかります。

交通費を出してくれる企業であれば、志望度がそれほど高くなくても「とりあえず行ってみよう!」という気持ちになりますよね。

面接日を決定する際に一言付け加えていただければ、それだけで当日辞退率は減るのではないかなと思います。

ということで、話は戻りますが、企業側が面接前日にリマインドメールを送る理由は、当日辞退を避けるため!

私の場合も、ほとんどの企業からリマインドメールがございました。

逆に言うと、リマインドしない企業は、実はそれほど採用に積極的ではなかったり、採用担当者が、辞退対策をしていない可能性があるかもしれません。

面接前日 企業からのリマインドメールへの返信

では、面接を受ける企業から前日にリマインドメールが届いた場合、どのように対応すればよいのでしょうか。

面接前日は、本番の対策に時間をかけたいのでメールの文面に時間をかける必要はないかと思います。

貴重な時間を割いてくださることへのお礼と、よろしくお願いしますという言葉で十分です。

私の場合は、次のように返信していました。

企業からの面接前日リマインドメール例

〇〇様

お世話になっております。○○株式会社採用担当の○○でございます。

この度は、弊社の中途採用にご応募いただき、誠にありがとうございます。

明日の〇次面接につきまして、再度ご連絡をさせていただきました。

【日時】〇月〇日(月) 18:00

【場所】○○株式会社 本社
    東京都港区・・・・・・

    *2階受付で内線#を押し、人事部○○までご連絡ください。

【お持ちいただくもの】
    ・履歴書
    ・職務経歴書

【緊急連絡先】

人事部○○ 03-XXXX-XXXX

当日体調不良などでお越しになれなくなった場合には、大変お手数ですがご一報くださいませ。

それでは、何卒よろしくお願いいたします。

○○株式会社
人事部 採用担当 ○○

企業への面接前日リマインドメール返信例

○○株式会社
人事部○○様

お世話になっております。
貴社中途採用に応募させていただいております○○と申します。

面接のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。

明日、〇月○日18時に貴社にお伺いします。

【日時】〇月〇日(月) 18:00

【場所】○○株式会社 本社
    東京都港区・・・・・・

お忙しい中、面接日程をご調整いただき、心より感謝申し上げます。

当日は、何卒よろしくお願い申し上げます。

*署名

面接日時の返信メールには、企業側の文面に記載されている日時、場所をコピペし、承知していますよ。ということを示すようにしていました。

面接前日に企業から確認電話はある?

私の場合、企業からの面接リマインドの大半はメールでした。

しかし、中には確認電話をしてくださる企業もございました。

突然企業から電話がかかってくると緊張してしまいますよね。

また、電話を受けるのは自宅とは限りません。

外出先で歩きながら電話を取ったら、明日面接を受ける企業からだった!

繁華街など周りの騒音がある場所で電話をとってしまった。

ということもあるかもしれません。

私の場合は、別の企業の面接に行く途中、しかも、その企業が入居するビルに入る直前に電話を受けました。

電話の相手が明日の面接先の採用担当者だとわかると、焦ってしまうかもしれません。

しかし、相手も周囲の音で、外出先であることは理解してくださっています。

企業の目的は「面接の再確認」だけ。

長い会話になるということはおそらくないでしょうから、落ち着いて対応し、明日はよろしくお願いしますとお伝えすれば大丈夫です。

1点気を付けるとすれば、転職活動中は企業から直接電話がかかってくる可能性があるため、知らない番号から電話がかかってきても、丁寧に返事をすること!

不安な場合は、応募企業の連絡先は予め携帯に登録しておくと良いかもしれません。

面接前日に企業から留守電が入っていた!折り返しは必要か?

リマインドメールや確認電話にその場で対応出来た場合はよいのですが、最もハードルが上がるのが、留守電です。

転職活動中は忙しいため、企業から電話がかかってきた場合に対応できるとは限りませんよね。

リマインド方法として電話をかけてくださるような企業であれば、不在時に留守電メッセージが入っている可能性が高いです。

用件は明日の面接の確認。

では、この留守電に対して、折り返し電話をすべきなのでしょうか?

電話が苦手な方であれば、確認しましたというメールで済ませたいと思いますよね。

また、留守電で確認しているのに、わざわざ折り返して余計にご迷惑ではと悩むかもしれません。

私の場合、確認電話がかかってきたのは2社だけ(その他はメール)で、幸いどちらもその場で取ることができたため、留守電に折り返す経験はございません。

しかし、もしもメッセージが入っていたとしたら、念のために折り返したと思います。

この際、気を付けなくてはならないのは、折り返す時間帯。

就業時間外であれば、電話をするのはやめて、メールでのご連絡のみとします。

また、就業時間内であったとしても、始業直後の9-10時や12-13時の昼休み、終業前の17-18時はビジネスマナーとして、折り返し電話を避けます。

面接前日、企業からの留守電への折り返し電話例

ということで、私だったらどのように折り返すかなと考えまして、下記のテンプレートを作成しました。

企業:お電話ありがとうございます。〇〇株式会社です。

求職者:お忙しいところ恐れ入ります。明日〇時から中途採用面接のお時間をいただいております○○と申します。

先ほどお電話をいただいたようなのですが、採用担当の○○様はお手すきでしょうか。

企業:はい。少々お待ちくださいませ。

企業:お電話代わりました。○○でございます。

求職者:明日面接のお時間をいただいております○○と申します。
    先ほどはお電話に出られず申し訳ございません。ご伝言ありがとうございました。

企業:ご丁寧にありがとうございます。

求職者:こちらこそ、明日は何卒よろしくお願いいたします。

・採用担当者が不在の場合

求職者:お忙しいところ恐れ入ります。明日〇時から中途採用面接のお時間をいただいております○○と申します。

先ほどお電話をいただいたようなのですが、採用担当の○○様はお手すきでしょうか。

企業側:誠に申し訳ございません。あいにく○○は外出中でございまして。

求職者:それでは、恐れ入りますが○○様に伝言をお願いしてもよろしいでしょうか。留守電ありがとうございます。明日〇時に御社にお伺いしますとお伝えください。

企業側:承知いたしました。申し伝えます。

最後に

私の場合、転職サイトを通して就職活動をしたため、基本的に企業とのやりとりはメールやサイトのメッセージ欄を通して行いました。

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売り手市場で人材不足と言われていることもあってか、企業側の採用活動は非常にスピーディーかつ丁寧です。

面接前日にはリマインドメールを送ってくださる企業が大半で、中にはより慎重に電話で確認をする企業もございます。

面接直前の対応も、採用に影響するかもしれませんので、企業からのリマインドには誠意をもって返信、折り返し電話をし、本番に臨みましょう。